Strategy Design Sprint

El día de hoy abordaremos cómo realizar un Strategy Design Sprint en tu organización.

Me basaré en Roger L. Martin para tomar una guía metodológica y generar estrategia en las organizaciones.

¿Por qué me baso en Roger L. Martin? Bueno, ha sido uno de los grandes precursores del Design Thinking y uno de mis autores preferidos en temas de innovación y creatividad. Además de haber sido galardonado en el año 2017 como el “Pensador Estratégico” #1 del mundo por Thinkers50, un ranking global de los pensadores más influyentes de negocios.

Pero la principal razón es que junto con A.G. Lafley (Ex CEO de P&G) crearon una de las metodologías de Estrategia de Negocios más interesantes y ágiles que haya visto. ¿A qué me refiero con ágil? Que la metodología prevé que tal vez haya errores en la elección de tu estrategia, pero que siempre estarás a tiempo para realizar correcciones. Es decir, utiliza el Design Thinking como “minimizador” de riesgos estratégicos al experimentar ciertas decisiones.

Así que haré una combinación entre Design Sprint (Jake Knapp) y la metodología Playing To Win (Roger L. Martin).

Los básicos de la metodología Playing to Win es contestar a cinco grandes preguntas y generar distintos escenarios para ser testados y así elegir el que muestre un mejor camino al éxito. Esta es la gran diferencia entre hacer estrategia basada en Diseño y la estrategia de la vieja escuela de managment (Balanced Scorecard) donde regularmente sólo hay una camino para llegar al éxito.

Al realizar esta combinación buscamos realizar de manera rápida una estrategia exitosa con toques de creatividad sin perder el rigor de una buena estrategia.

Tres ideas principales de esta metodología

1. La estrategia consiste en tomar decisiones. Para ganar, una organización debe elegir hacer algunas cosas y no otras.
2. La estrategia consiste en aumentar las probabilidades de éxito, pero no las garantiza.
3. La elaboración de estrategias debe combinar rigor y creatividad.

Cinco preguntas, cinco elecciones…

1. ¿Cuál es tu aspiración ganadora? Esta tiene que ser una aspiración basada en el éxito y no solo para competir. Tiene que ser el propósito de tu organización. Por ejemplo; ser una empresa con la más alta satisfacción para los clientes.
2. ¿Dónde jugarás? La organización debe elegir ciertos criterios de dónde jugará: Clientes, canales, productos o servicios, geografía y/o fase de producción. Algo importante al contestar esta pregunta es que también elegirás dónde no jugar.
3. ¿Cómo ganarás? Aquí definirás las manera en que ganarás en el campo donde elegiste jugar. Regularmente hay dos opciones: Estrategia por diferenciación (Apple) y Estrategia de bajo costo (Ryan Air). Pero Blue Ocean Strategy menciona que existe una tercera vía, llamada Innovación en Valor (Nintendo Wii). Y es la búsqueda simultánea de diferenciación y bajo costo.
4. ¿Qué capacidades debes de tener? Aquí se tienen que configurar mapas de actividades. Estas capacidades estratégicas que, cuando se realizan en el nivel más alto, permiten a la organización llevar a la práctica sus opciones de dónde jugar y cómo ganar.
5. ¿Qué sistemas de gestión necesitas? Se trata de sistemas de gestión que construyen, soportan y miden una estrategia. Regularmente estos sistemas son reglas, normas, procesos y medidas que te dirán lo bien que está funcionando la estrategia. Un ejemplo podría ser un CRM.

Como puedes observar, al contestar cada una de las 5 preguntas estás haciendo elecciones. Estas elecciones las tienes que realizar con datos e información, no puedes arriesgarte a tomar decisiones deliberadas. Más adelante veremos qué herramientas puedes utilizar.

Workshop Estratégico

Habiendo entendido la base metodológica de Playing to Win, démosle velocidad convirtiéndola en un Sprint Estratégico. Este workshop estratégico lo hemos diseñado para cuatro días.

Pre-Strategy Design Sprint

Al igual que cualquier tipo de Design Sprint, tenemos que hacer la planeación con tiempo de anticipación de 3 a 4 semanas. Considero que es el tiempo correcto para poder bloquear agendas de los participantes y realizar toda la logística del workshop de manera correcta.

Paso #1. Elige el nivel estratégico, a los participantes del equipo que desarrollará la estrategia (no más de 10 personas) y a un tomador de decisiones.

Recuerda que existen niveles estratégicos. Regularmente las Estrategias se realizan en cascadas, esto quiere decir que las decisiones estratégicas tienen que empezar desde la parte más alta del escalafón de la organización. Ya definida la estrategia corporativa puedes empezar a permear esta hacia abajo (unidades de negocio, departamentos, individuos, etc.).

Así que el primer paso es ubicar en qué nivel estratégico se realizará la Estrategia y luego elegir a los participantes. Lo ideal es empezar por el nivel corporativo (independientemente si tu organización es de 1 o 10,000 personas), este lo conforman los directivos, stakeholders, socios o dueños de la organización. Si perteneces a un departamento o unidad de negocio, tendrás que alinearte a la actual estrategia (más adelante veremos que hacer si no existe una estrategia corporativa y te urge realizar a una estrategia a un nivel inferior).

Así que dependiendo del nivel donde realizarás la estrategia así serán las personas que conformen tu equipo.

DÍA 1 — Genera Información

El propósito de este día es que el equipo entienda la metodología y la practique. El equipo generará información para toma de decisiones. Al final del día los participantes habrán bosquejado su Estrategia actual.

Agenda día 1

• 09:00–09:30 Presentación de todo el equipo y del facilitador
• 09:30–10:30 Introducción a la metodología
• 10:30–13:00 Análisis PEST
• 13:00–14:00 Práctica de caso de estudio
• 14:00–15:00 Comida
• 15:00–16:30 Describe tu actual estrategia

Workshop y actividades

Paso #1. Haz un icebreaker, te recomiendo “Whatchamadrawits”, es un juego rápido y divertido para hacer pequeños sketches.

Paso #2. Para no tomar decisiones deliberadas en tu estrategia y no depender de corazonadas, realiza un análisis PEST.

El PEST o PESTL es un análisis de la industria en donde tu organización se encuentra. PEST es un acrónimo de Político, Económico, Social y Tecnológico, puedes agregar una L de Legal. Esta análisis te ayudará a tener mayor data, conocimiento del mercado y tendencias de tu industria.

También puedes hacer un análisis de la competencia; sus estructuras de costos, sus modelos de negocio y cuales son las propuestas de valor ofertadas.

Este ejercicio lo podrás realizar entre 2–4 horas y es muy importante realizarlo con todo el equipo para su mayor entendimiento.

Paso #3. Haz una introducción sobre la metodología Playing To Win. Explica detenidamente las cinco preguntas estratégicas y como las tendrán que contestar.

Pasó #4. Pon un caso de estudio, haz que practiquen haciendo dos estrategias de dos organizaciones diferentes (prepara previamente el caso de estudio), una basada en diferenciación y otra basada en bajo costo.

Paso #5. Haz que describan la actual Estrategia de la Organización. Utiliza las 5 preguntas estratégicas.

DÍA 2 — Generación de Posibilidades Estratégicas

El propósito de este día es definir tu reto estratégico y generar diferentes posibilidades estratégicas.

Agenda día 2

• 09:00–09:30 Bosquejo del Modelo de Negocio actual
• 09:30–10:30 Revisión del PEST, estrategia actual y rivalidad competitiva.
• 13:00–11:00 Opportunity Heat Map
• 11:00–11:30 Problema Estratégico
• 11:30–12:00 Preguntas “Cómo Podríamos”
• 12:00–12:45 Desarrollar Posibilidad Estratégica #1
• 12:45–13:00 Museo de Arte
• 13:00–14:00 Generación de Cascada Estratégica
• 14:00–15:00 Comida
• 15:00–16:30 Generar Posibilidad Estratégica #2

Workshop y actividades

Paso #1. Bosqueja tu actual modelo de negocio, aquí te recomiendo usar el Business Model Canvas. En equipo haz un bosquejo de tu actual Modelo de Negocio. (no más de 30 minutos).

Paso #2. Revisa tu estrategia actual (bosquejada en la sesión anterior)

Paso #3. Presenta los resultados del análisis PEST ante el equipo obtenidos en la sesión anterior.

Paso #4. Presenta el análisis de la rivalidad competitiva que realizaron la sesión anterior.

Paso #5. Opportunity Heat Map. En cada uno de los cuatro pasos anteriores pídele a todo el equipo que de manera individual vayan pegando votos en las partes donde vislumbran una mayor oportunidad. Los votos son ilimitados. Puedes observar que habrá áreas de oportunidad en tu propio modelo (business model canvas y actual estrategia) así como en la industria (PEST y rivalidad competitiva)

Paso #6. El facilitador tiene que revisar en qué partes el equipo emitió más votos, estos pueden estar centrados en cualquiera de los nueve bloques del Business Model Canvas, en tu actual estrategia, en la rivalidad competitiva o en la industria.

Paso #7. Junta a todo el equipo y recapitula en voz alta en que partes se centró el equipo.

Paso #8. Redacción de Problema Estratégico. Cada miembro del equipo redacta el problema estratégico que considere el más importante en un post it y lo pega en la pared. (puedes combinar dos problemas en una sola oración y hacerlo un poco más general)

Ejemplo: “La industria está cambiando debido nuevos modelos de negocio tecnológicos, existen pocos competidores en este nuevo escenario pero muy fuertes”.

Paso #9. Cada miembro del equipo emite un voto por el problema estratégico que considere más importante. El tomador de desiciones escoge el problema estratégico que se intentará solucionar y da una explicación de su decisión.

Paso #10. Preguntas “Como Podríamos” (CP). En vez de clavarnos mucho en el problema, tratemos rápidamente de generar preguntas interesantes para empezar a buscar soluciones. Pide a los miembros del equipo que generen un número ilimitado de preguntas CP sobre el problema estratégico elegido. Si nunca haz utilizado esta herramienta (CP) te recomiendo veas este pequeño tutorial de IDEO.

Paso #11. Votación de preguntas CP. Otórgale a los miembro del equipo dos votos, estos los repartirán en los CPs más interesantes. El tomador de decisiones revisará los votos y escogerá dos CPs. Entre más diferentes sean estos CPs es mucho mejor. Ejemplo:

• “¿CP superar de manera inmediata la tecnología usada por la competencia?”
• “¿CP vencer una nueva tecnología con un nuevo modelo de negocio?”

Lo interesante aquí, es que trataremos de generar dos escenarios estratégicos diferentes para resolver el mismo problema estratégico.

Paso #12. Generar posibilidades Estratégicas. Pide al tomador de desiciones que escoja el CP que considere puede generar una mejor posibilidad estratégica. Toma como base este CP y pide al equipo que de manera individual hagan un brainstorming de las preguntas estratégicas ¿Dónde jugaremos? y ¿Cómo ganaremos?

Paso #13. Museo de Arte. Pídele a cada persona del equipo que pegue su idea estratégica en la pared (me refiero a idea estratégica a las respuestas de las preguntas: dónde jugaremos y cómo ganaremos). Dales 50 minutos para que revisen cada una de las ideas generadas. Reparte un voto y pídeles que escojan la idea estratégica que más los convenza. El tomador de decisiones tiene dos votos y tiene dos opciones. La primera es poner los dos votos en la posibilidad estratégica que más le convenza o poner un voto en dos ideas y rápidamente hacer un híbrido de dos ideas estratégicas.

Paso #14. Genera las cascadas completas. Ya teniendo escogida una posibilidad estratégica completa la cascada estratégica con las otras tres preguntas (recuerda usar el orden correcto de la cascada):

• ¿Cuál es nuestra aspiración ganadora? (objetivo de la estrategia)
• ¿Qué capacidades necesitamos?
• ¿Qué sistemas de managment necesitamos?

Paso #15. Repite el paso #12 y #13, pero con las preguntas del paso #14.

Paso #16. Realiza el paso #12, #13, #14 y #15, pero para el segundo CP (recuerda que habíamos escogido dos).

Pare este momento debes de tener dos cascadas totalmente diferentes, habiendo contestado cada una con las cinco preguntas estratégicas.

DÍA 3 — Identifica Hipótesis y Experimenta

El propósito de este día es identificar las hipótesis más importantes de tus dos cascadas estratégicas y diseñar un test para cada una de ellas. Es decir, qué tiene que ser verdad para que tu estrategia sea exitosa.

Agenda día 3

• 09:00–09:45 Revisión de Cascadas Estratégicas
• 09:45–10:00 Corrección de Cascadas Estratégicas
• 10:00–11:30 Preguntas del Sprint Estratégico
• 11:30–12:00 Votación y elección de Hipótesis
• 12:00–13:30 Diseño de Plan de Testeo para Posibilidad Estratégica #1
• 13:30–14:30 Comida
• 14:30–16:00 Diseño de Plan de Testeo para Posibilidad Estratégica #2

Workshop y actividades

Paso #1. Preguntas del Sprint Estratégico. Regresa y revisa de nuevo las dos cascadas estratégicas que realizaste. Escoge las hipótesis que tienen que ser verdad para que tu estrategia sea ganadora de cada cascada. Es decir, las hipótesis que más te preocupen (haz este ejercicio de forma separada para cada una de las dos cascadas)

Recomiendo que cada miembro del equipo escoja tres hipótesis y las convierta en preguntas, siguiendo el siguiente formato ¿Nosotros podremos ….?

Ejemplo:

• ¿Nosotros podremos por si solos crear nueva tecnología?
• ¿Nosotros podremos bajar nuestros costos para poder competir en un nuevo segmento?
• ¿Nosotros podremos superar las barreras de entrada de la industria x?
• ¿Nosotros podremos otorgar un valor a los clientes que realmente ayude a solucionar sus problemas?
• ¿Nosotros podremos adaptar la capacidad “x o y” a nuestros procesos?
• ¿Nosotros podremos anticiparnos a la reacción de nuestros competidores?

En la metodología Playing To Win a este proceso se le llama “Reverse Engineering”. Esto quiere decir que es un proceso de preguntar y testar qué tiene que ser verdad para que nuestra estrategia sae exitosa.

Ten en cuenta ciertos factores para crear tus hipótesis:

• Los segmentos y la estructura de la industria (el análisis PEST te ayudará)
• El valor que los clientes y los canales realmente quieren y a qué realmente ellos otorgan valor (recuerda que todo lo que no genere valor es desperdicio)
• Las capacidades y las estructuras de costos
• La competencia

Paso #2. Realiza este proceso para cada cascada estratégica que realizaste

Paso #3. Votación de Hipótesis. Otorga a cada miembro tres votos y haz que los repartan en las tres preguntas (hipótesis) que más les preocupen. Pide que los ordenen de mayor a menor importancia. Al final el tomador de decisiones pondrá sus votos y decidirá cuáles son las 3 o 4 hipótesis a testar.

Paso #4. Diseñar el test para estas hipótesis. A la hora de realizar el diseño de los experimentos tomemos en cuenta que a diferencia del Design Sprint el test lo hacemos en un sólo día. Aquí es diferente y el tiempo de testeo es dependiendo del tipo de experimento y las hipótesis a testar.

¿Por qué no lo podemos hacer en un día como en el Design Sprint? En un Design Sprint nos enfocamos a resolver una problemática en específica, vamos de lo general a lo particular. Validamos prácticamente una idea. Aquí estamos validando una estrategia completa, el trabajo es mucho más extenso. Tenemos que validar no solo características o un producto, necesitamos más pruebas que nos demuestren que la ruta estratégica será ganadora.

¿Cuánto es el tiempo estimado para el testeo? Como había comentado anteriormente este depende del grado de profundidad con el que quieras realizar un test. Este grado de profundidad depende del tiempo y de los recursos económicos que tengas a tus disposición. Recuerda que un test es una prueba de vida para tu estrategia.

TIPS para el testeo

• Empieza por la cascada estratégica que consideres más atractiva
• Usa a lógica “si… entonces”, ejemplo: si logramos X número de prospectos entonces podríamos considerar esta posibilidad estratégica
• Haz los test de manera simultánea (para las hipótesis de las misma cascada estratégica), así ahorraras tiempo
• Si puedes que las personas más escépticas realicen el test, será mucho mejor, si ellas se convencen con los resultados será más fácil convencer a los demás
• Crea un plan de testeo (en nuestro próximo post te mostraremos cómo realiza uno)
• Empieza a testar las hipótesis que más te preocupen, si estas no pasan la prueba será innecesario testar las demás
• En mi experiencia tratamos de realizar estos experimentos entre 5 y máximo 15 días

DÍA 4 — Toma decisiones

El propósito de este día es tomar de decisiones de lo que vamos a hacer. Con qué ruta estratégica nos quedaremos, qué hipótesis pudimos comprobar. Es un día de presentación de resultados, acuerdos y toma de decisiones.

Podemos ver que entre el día 3 y 4 pueden pasar hasta 15 días (o más) en lo que llevamos a cabo nuestro testeo de hipótesis.

Agenda día 4

• 09:00–09:30 Recapitulación de Cascadas Estratégicas y Plan de Testeo
• 09:30–10:15 Presentación y discusión de resultados
• 10:15–11:30 Elección Estratégica
• 11:30–12:30 Discusión de próximos pasos

Workshop y actividades

Paso #1. Haz una buena presentación de resultados. Si puedes enviar los resultados antes de la presentación es una buena opción. Así ahorrarás un poco de tiempo y te centrarás en las dudas a resolver.

Paso #2. Elección de una Estrategia. Aquí existen tres escenarios.

1. Que todo el grupo esté de acuerdo con una estrategia. Aquí no hay problema y será mucho más fácil continuar con los siguientes pasos.
2. Que en el testeo haya arrojado resultados similares (buenos) para dos o más posibilidades estratégicas. Aquí puedes hacer varias cosas: a) someter a una votación democrática y que el tomador de desiciones, basado en esa votación tome una decisión. b) Combinar cascadas.
3. Que el testeo no haya arrojado buenos resultados para ninguna de las cascadas. Aquí tendrás que regresar al día número dos y empezar a generar nuevas posibilidades estratégicas.

Paso #3. Redefine las Cascada elegida. Tal vez el equipo quiera mejorar algo de la cascada elegida, este es el momento para hacerlo.

Paso #4. Haz un plan de comunicación para la nueva estrategia. Lo tienes que hacer para toda la organización.

Paso #5. Prepárate para construir nuevas capacidades y sistemas de management. Revisa que nueva configuración de capacidades necesitas para soportar la nueva estrategia.

• Verdes: No necesitas hacer nada, ya cuentas con estas capacidades
• Amarillas: Tal vez tengas estas capacidades en la organización moderadamente bien o sean fácilmente de adoptar.
• Rojas: No tienes estas capacidades

Habiendo clasificado tus necesidades podrás generar planes de acción con responsables.

Paso #6. Prepara otras cascadas. Si empezaste haciendo una cascada corporativa, ahora tendrás que permearla a diferentes departamentos o a unidades de negocio. Esto se llama Alineación Estratégica.

Paso #7. Seguir caminando. Roger L. Martin nos aconseja que siempre tenemos que estar abiertos al cambio si es que esta estrategia no está funcionando. Así que, si los resultados no son los esperados, existen nuevos retos o nuevas oportunidades surgen puedes hacer un cambio estratégico o o que podríamos llamarle un pivote, cambias la ruta, más no el objetivo.

Espero que este largo artículo sea de ayuda a la hora de realizar un Strategy Design Sprint. Recuerda que la estrategia siempre es urgente en una organización. Te ayuda a tener una visión compartida, metas claras y alcanzables y cohesión organizacional.

Si necesitas ayuda profesional con tu estrategia, estaremos muy contentos de apoyarte, escríbenos a contacto@innogyzer.com

Saludos!!!!